Những lưu ý cho nhà cung cấp mới trước khi nhập hàng

Mở rộng nguồn hàng giúp hộ kinh doanh có giá nhập tốt hơn và nhiều lựa chọn hơn, nhưng lần đặt mua đầu tiên với một nhà cung cấp mới cần thêm bước xác minh. Bài viết này ThanhHoatoplist trình bày cách đối chiếu thông tin pháp lý, khớp tài khoản nhận tiền và sắp xếp lịch thanh toán cho những đợt nhập đầu tiên.

Xác định nhà cung cấp là doanh nghiệp hay hộ kinh doanh

Chủ một cửa hàng đồ gia dụng nhận được báo giá nồi chảo từ một đơn vị phân phối mới, mức giá thấp hơn nơi quen một khoảng đáng kể. Trước khi so sánh giá, việc đầu tiên là biết rõ đối tác thuộc loại hình nào, vì điều này quyết định loại hóa đơn nhận được, tên người nhận tiền và cách lưu hồ sơ.

Nếu báo giá ghi tên công ty, chủ hộ có thể tra cứu mã số thuế doanh nghiệp để xem tên pháp nhân đầy đủ, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật và tình trạng hoạt động. Thông tin cần khớp với báo giá, danh thiếp và con dấu trên hợp đồng mua bán. Ngành nghề đăng ký cũng cho biết đơn vị có hoạt động trong lĩnh vực phân phối đồ gia dụng hay không.

Một số nguồn hàng là hộ kinh doanh hoặc cá nhân bán buôn ở chợ đầu mối. Trường hợp này, thông tin cần xác nhận là tên chủ hộ, địa chỉ kinh doanh và khả năng xuất hóa đơn cho lô hàng. Chủ hộ nên hỏi trực tiếp đối tác về việc này ngay từ khi nhận báo giá để tránh phát sinh khác biệt lúc giao hàng.

Khi so sánh báo giá, chủ hộ nên quy về cùng một điều kiện: giá đã gồm thuế hay chưa, đã gồm phí vận chuyển hay chưa, và có xuất hóa đơn cho toàn bộ lô hàng hay không. Một báo giá thấp hơn nhưng chưa gồm vận chuyển có thể cho tổng chi phí tương đương nơi quen. Việc đưa các báo giá về cùng mặt bằng giúp quyết định dựa trên giá vốn thực của mỗi sản phẩm khi lên kệ.

Đối chiếu tài khoản nhận tiền với tên người bán

Tên chủ tài khoản nhận tiền là chi tiết dễ bị bỏ qua khi thanh toán. Nguyên tắc chung là tài khoản nhận tiền mang tên đúng pháp nhân đã ký hợp đồng hoặc đúng tên chủ hộ đã xuất hóa đơn. Khi tên tài khoản là một cá nhân khác, chủ hộ nên đề nghị đối tác giải thích bằng văn bản và cân nhắc lại phương án thanh toán.

Với nguồn hàng là cá nhân hoặc hộ kinh doanh, chủ hộ có thể tra cứu mã số thuế theo thông tin đối tác cung cấp để xác nhận họ tên người nộp thuế, sau đó so sánh với tên chủ tài khoản. Khi hai thông tin trùng khớp, hóa đơn, chứng từ chuyển khoản và người giao hàng cùng hướng về một chủ thể, giúp hồ sơ mua hàng nhất quán.

Ngoài thông tin pháp lý, chủ hộ có thể xin số liên lạc của vài cửa hàng đang lấy hàng từ nhà cung cấp này để hỏi về thời gian giao, chất lượng và cách xử lý hàng lỗi. Những trao đổi ngắn như vậy bổ sung góc nhìn thực tế mà giấy tờ không thể hiện được.

Thanh toán theo từng bước cho những đợt nhập đầu tiên

Với đối tác mới, đợt nhập đầu tiên nên có quy mô vừa phải, đủ để kiểm tra chất lượng và tốc độ giao hàng. Giả sử cửa hàng thường nhập mỗi đợt khoảng một trăm sản phẩm, lần đầu với nhà cung cấp mới có thể bắt đầu bằng một phần ba số lượng đó, phần còn lại vẫn lấy từ nguồn quen thuộc.

Lịch thanh toán cũng có thể chia thành hai phần: đặt cọc một phần khi xác nhận đơn và thanh toán phần còn lại sau khi nhận đủ hàng, kiểm tra xong chất lượng. Hình thức chuyển khoản với nội dung ghi rõ số đơn hàng hoặc số hóa đơn giúp mỗi khoản tiền đều có dấu vết đối chiếu.

Sau mỗi lần nhập, chủ hộ lưu báo giá, hợp đồng, hóa đơn và chứng từ chuyển khoản vào cùng một thư mục mang tên nhà cung cấp. Khi hợp tác đã ổn định qua vài đợt, chủ hộ có đủ căn cứ để tăng quy mô đơn hàng, đàm phán thời hạn thanh toán dài hơn hoặc chuyển phần lớn nguồn hàng sang đối tác mới.

Việc chuyển dần nguồn hàng cũng giúp dòng tiền của cửa hàng ổn định. Vốn nhập hàng không bị dồn vào một đối tác chưa quen, trong khi chủ hộ vẫn tận dụng được mức giá tốt hơn trên phần hàng đã thử nghiệm.

Bắt đầu bằng đợt nhập có quy mô nhỏ giúp chủ hộ đánh giá nhà cung cấp mà không dồn nhiều vốn.
Một nhà cung cấp mới có thể mang lại lợi thế về giá, và lợi thế đó bền vững hơn khi được xây trên thông tin rõ ràng. Xác định loại hình đối tác, khớp tên tài khoản với tên người bán và tăng quy mô theo từng bước là ba việc giúp chủ hộ kinh doanh mở rộng nguồn hàng một cách chắc chắn.